Staff recording notice
Before your team uses Runova, tell them what it records and shows about them, and why. Copy the notice below, fill in the parts in brackets, and share it with everyone who will use Runova.
Before you start
- Decide why you are recording (for example, training guides and task tracking) and write it in the notice.
- Choose your legal basis. Under UAE law there is no general "legitimate interest" basis: rely on what is needed to perform the employment relationship or to meet a legal obligation, and keep a signed or recorded acknowledgement of the notice. If the EU or UK GDPR applies, consent is often not suitable for staff, and many companies rely on their legitimate interest in documenting how work is done, after weighing it against staff privacy.
- Assess the risk. Recording screens at work, showing who is online and labelling workloads can count as monitoring. If you are subject to the EU or UK GDPR, a short data-protection impact assessment is likely expected: what is captured, why, who sees it, how long you keep it, and how you reduce intrusion.
- Tell people about online status and workload labels. Runova shows the people who manage your team who is Online, Away or Offline, and labels each person's workload and on-time record. The notice below describes both.
- Keep recordings to work tasks. Avoid pages that show customers' personal details, health, payment or identity data, or faces in video calls; mask anything sensitive before saving.
- Set how long you keep recordings, and delete guides you no longer need. Deleting a guide removes it and its screenshots.
- Tell people who can see recordings inside your company (owners, admins, the team members you share with).
This page is guidance, not legal advice. Your company is responsible for its notice and legal basis under the Runova Terms (Section 6.2 and Annex A).
Notice to staff (English)
Using Runova to record how we work
[Company name] uses Runova to record how tasks are done in web applications, so that we can turn them into step-by-step guides and assign and track work.
When recording happens. The Runova Chrome extension records only when you start a recording yourself, and stops when you stop it. It does not observe your browsing at any other time.
What is captured. For each step: a screenshot of the page you are working on, the page address and title, the label of the button or field you used, short nearby text such as headings, and the name of any key you press (such as Enter). Password fields, fields that already contain text, and areas from other websites embedded in the page are blacked out before a screenshot leaves your computer. The text you type is never recorded. Passwords, tokens and email addresses are removed from page addresses.
Online status. While you have the Runova dashboard open on screen, it notes when you were last active, about every five minutes. [People who manage members in our workspace] can see whether you are Online, Away or Offline and when you were last active. It does not record what you were doing.
Workload labels. Runova shows [people who manage members or view reports in our workspace] labels such as Has room, Overloaded or Needs a check-in. They are worked out from the tasks and project steps assigned to you, their size and due dates, and the share of your tasks finished on time over the last 90 days. They are a planning aid, not a performance rating, and Runova makes no decision about you on its own. [We use them to share out work fairly, not to rate you.]
Why. [Purpose, for example: to create training guides for our team and to plan and track assigned work.] Our legal basis is [for example: performing our employment relationship with you / our legitimate interest in documenting our processes, where the EU or UK GDPR applies].
Who can see it. Recordings are stored in our company's Runova workspace and can be seen by [owners, admins and the people they are shared with]. Runova processes them on our behalf as our service provider. They are stored in Doha, Qatar, and may be processed in the United States by Runova's cloud provider, Google. Your sign-in account is held by Google and may be stored outside Qatar.
How long we keep it. [For example: until the guide is replaced or no longer needed, and at most [period].]
Please avoid recording pages that show customers' personal details or other sensitive information, and use masking before saving if such information appears.
Your rights. You can ask [contact person or email] to see, correct or delete recordings about you, or to object to a particular use. [If applicable: you may also complain to your data protection authority.]
Please confirm you have read this notice: [name, date].
إشعار للموظفين (العربية)
استخدام Runova لتسجيل طريقة عملنا
تستخدم [اسم الشركة] منصة Runova لتسجيل طريقة إنجاز المهام في تطبيقات الويب، لنحوّلها إلى أدلة خطوة بخطوة ولإسناد العمل ومتابعته.
متى يحدث التسجيل. لا تسجّل إضافة Runova لمتصفح Chrome إلا عندما تبدأ التسجيل بنفسك، وتتوقف عندما توقفه. ولا تراقب تصفحك في أي وقت آخر.
ما الذي يُلتقط. في كل خطوة: لقطة شاشة للصفحة التي تعمل عليها، وعنوان الصفحة واسمها، واسم الزر أو الحقل الذي استخدمته، ونص قصير قريب مثل العناوين، واسم أي مفتاح تضغطه (مثل Enter). وتُحجب حقول كلمات المرور والحقول التي تحتوي نصًا مسبقًا والأجزاء المضمّنة من مواقع أخرى قبل أن تغادر لقطة الشاشة جهازك. ولا يُسجَّل النص الذي تكتبه أبدًا. وتُزال كلمات المرور والرموز وعناوين البريد الإلكتروني من عناوين الصفحات.
حالة الاتصال. عندما تكون لوحة Runova مفتوحة وظاهرة على شاشتك، تسجّل وقت آخر نشاط لك، مرة كل خمس دقائق تقريبًا. ويمكن لـ[من يديرون الأعضاء في مساحة عملنا] أن يروا هل أنت متصل أو غائب أو غير متصل، ومتى كان آخر نشاط لك. ولا تسجّل ما كنت تفعله.
تصنيفات عبء العمل. يعرض Runova لـ[من يديرون الأعضاء أو يطّلعون على التقارير في مساحة عملنا] تصنيفات مثل «لديه متسع» و«محمّل بأكثر من طاقته» و«يحتاج متابعة». وتُحسب من المهام وخطوات المشاريع المسندة إليك وحجمها ومواعيد تسليمها، ومن نسبة مهامك المنجزة في موعدها خلال آخر 90 يومًا. وهي أداة للتخطيط وليست تقييمًا للأداء، ولا يتخذ Runova أي قرار بشأنك من تلقاء نفسه. [نستخدمها لتوزيع العمل بإنصاف، لا لتقييمك.]
لماذا. [الغرض، مثلًا: إعداد أدلة تدريب لفريقنا وتخطيط العمل المسند ومتابعته.] والأساس النظامي لدينا هو [مثلًا: تنفيذ علاقة العمل معك / مصلحتنا المشروعة في توثيق إجراءاتنا، حيث تنطبق اللائحة الأوروبية أو البريطانية لحماية البيانات].
من يمكنه الاطلاع. تُحفظ التسجيلات في مساحة عمل شركتنا على Runova ويمكن أن يطّلع عليها [المالكون والمشرفون ومن تُشارك معهم]. وتعالجها Runova نيابة عنا بصفتها مزوّد خدمة. وتُخزَّن في الدوحة، قطر، وقد يعالجها مزوّد الخدمات السحابية لدى Runova، وهو Google، في الولايات المتحدة. ويحتفظ Google بحساب تسجيل الدخول الخاص بك، وقد يخزّنه خارج قطر.
مدة الاحتفاظ. [مثلًا: حتى يُستبدل الدليل أو تنتفي الحاجة إليه، وبحد أقصى [المدة].]
نرجو تجنّب تسجيل الصفحات التي تعرض بيانات شخصية للعملاء أو معلومات حساسة أخرى، واستخدام الحجب قبل الحفظ إذا ظهرت هذه المعلومات.
حقوقك. يمكنك أن تطلب من [الشخص المسؤول أو بريده] الاطلاع على التسجيلات المتعلقة بك أو تصحيحها أو حذفها، أو الاعتراض على استخدام معيّن لها. [إن انطبق: يحق لك أيضًا تقديم شكوى إلى جهة حماية البيانات.]
نرجو تأكيد اطلاعك على هذا الإشعار: [الاسم، التاريخ].